Caro “Spammatore”, ti scrivo…

Se siete dei fan accaniti del nostro blog, avrete sicuramente già letto il nostro articolo sui cinque errori più comuni che contribuiscono a generare Spam attraverso le operazioni di E-mail Marketing (potete rileggere l’articolo qui I cinque errori più comuni dello Spam)

Vi avevamo promesso che saremmo tornati sull’argomento e stiamo per mantenere la parola data.

Ormai chiunque utilizzi una casella di posta attiva conosce bene cosa sia lo Spam poiché sarà sicuramente capitato a tutti di essere bombardati da mail promozionali e commerciali fastidiose e inopportune. La reazione, il più delle volte, è la stessa per tutti: cestinare senza leggere. Cosa comporta un’azione di questo tipo?

Gestire lo Spam è un’attività che richiede cura e attenzione. Ecco perché tra poco vedremo come comportarsi nel caso in cui la vostra casella di posta sia intasata da mail promozionali non desiderate e, soprattutto, cosa fare quando le mail commerciali provengono proprio dal vostro indirizzo di posta.

 

Come proteggersi dallo Spam

Ci sono vari modi per proteggersi dallo Spam e per difendersi dagli attacchi pubblicitari.

Innanzitutto sarebbe buona abitudine non diffondere con leggerezza il proprio indirizzo mail: l’indirizzo di posta elettronica dovrebbe essere considerato un dato privato, un po’ come  il proprio numero di cellulare. Infatti, i dati personali, ormai rilasciati in tutti i moduli o anche tramite biglietto da visita, potrebbero confluire in liste utilizzate dagli spammer per le loro pubblicità.

Per cui prestate sempre molta attenzione prima di compilare un modulo elettronico: occorre sempre controllare che siano state menzionate le misure riguardanti la tutela delle informazioni e dei dati personali, soprattutto la cessione di questi stessi dati a terze parti.

Inoltre, quando si ricevono delle evidenti mail di spam è sempre consigliabile non aprirle e non rispondere oppure, nel caso in cui le apriate, non cliccare su immagini e link allegati onde evitare di confermare allo spammer che il vostro indirizzo di posta sia attivo.

In ogni caso, la cosa migliore è inoltrare la mail pubblicitaria alla cartella Spam, in modo da evitare future comunicazioni dallo stesso mittente spammer.

 

Come evitare di fare Spam

Abbiamo visto come proteggersi quando riceviamo messaggi pubblicitari inopportuni. E se invece gli “spammatori” foste Voi?

Anche questo succede a tutti: capita di inviare una mail e vedersela bloccata da un filtro AntiSpam. Di solito ci si fa caso troppo tardi, solo dopo aver inviato comunicazioni di tipo commerciale o newsletter, perché il cliente ci contatta per dirci che non ha ricevuto nulla. E così si scopre che l’e-mail realizzata con tanta cura e con tanto amore, è finita nella cartella della posta indesiderata del nostro destinatario o cancellata dai filtri AntiSpam.

Perché accade questo? Perché una e-mail legittima, spedita da un indirizzo autenticato a un legittimo destinatario, potrebbe essere bloccata?

Non è facile dare una risposta precisa a questa domanda. Certo è che la probabilità di esatta consegna del messaggio è per lo più dettata dall’intervento dei filtri AntiSpam che funzionano in modo diverso e con sensibilità diverse.

 

I filtri AntiSpam: quali sono?

I filtri AntiSpam si servono di tecniche tra loro diverse per identificare le mail indesiderate. Principalmente tengono in considerazione dati come nome, indirizzo mail e dominio del mittente, le parole dell’oggetto, le caratteristiche del testo (maiuscole/minuscole, uso di colori, grandezza del font), rapporto tra testi e immagini e altro ancora.

Una delle tecniche più evolute per identificare lo Spam è quella dello Score, che consiste nell’assegnare un punteggio ad ogni aspetto dell’invio delle mail: se lo score supera una certa soglia, una determinata mail viene classificata come Spam.

Un altro filtro, tra i più diffusi, è senza dubbio la Blacklist, ossia un database che raccoglie una lista di parole utilizzate come filtro diretto e indirizzi IP o domini ritenuti pericolosi: se un server o un dominio sono presenti su una blacklist, si avranno molti problemi a recapitare correttamente le proprie mail ai destinatari selezionati.

Tuttavia, molti sistemi antispam conciliano le due tecniche, applicando il blacklisting come primo filtro generico e lo score per identificare casistiche meno evidenti. In passato la maggior parte di queste liste o di questi punteggi erano gestiti manualmente, mentre oggi la maggior parte dei filtri fa uso di calcoli automatici basati sul comportamento degli utenti al momento della ricezione di una mail: per esempio se un utente cancella un messaggio non letto contribuirà a segnalarlo come Spam, viceversa se il messaggio viene recuperato dalla Cartella Spam, aperto, letto o vi si clicca su un link presente all’interno, i filtri potrebbero intervenire per recuperare il mittente dalla blacklist.

Ovviamente, esistono degli strumenti attraverso cui verificare se il proprio mail server sia stato inserito in qualche blacklist. In questi casi, è sempre consigliabile rivolgersi a un esperto in materia informatica, che si preoccuperà di effettuare una ricerca tra i database di blocco (RBL, Realtime Blackhole List) o di indagare tra i file di log dei propri mail server al fine di capire quale sia il motivo per cui i vostri messaggi vengono rifiutati.

 

Questione di Reputazione

Quando si redige una comunicazione via mail, ogni elemento che la compone (mittente, oggetto, contenuto del messaggio) deve essere curato con attenzione, anche perché l’insieme di tutti questi fattori andranno ad influire sulla reputazione dell’indirizzo e-mail.

I filtri Antispam agiscono proprio sulla reputazione e vanno ad analizzare e a memorizzare le reazioni e i comportamenti degli utenti agli invii e alle ricezioni delle mail, in modo da individuare i messaggi dannosi e segnalarli nelle blacklist.

Ma non finisce qui, perché i filtri AntiSpam non rappresentano l’unico ostacolo. Infatti, molti programmi di posta consentono specificatamente agli utenti di segnalare i messaggi che ritengono inopportuni o indesiderati, incrinando la reputazione del mittente: se il destinatario non si fida di noi o del messaggio che gli abbiamo inviato o, ancora, non ci ha dato il consenso per ricevere i nostri messaggi, potrà segnalarci come spammer.

 

Cosa fare per non diventare Spammer?

In genere, come spesso accade nelle questioni legate all’E-mail Marketing, il buon senso è la migliore arma che si ha a disposizione per agire nel modo più opportuno, soprattutto perché il tentativo di utilizzare trucchi per aggirare i filtri AntiSpam potrebbe rivelarsi dannoso.

Ecco allora di seguito, alcuni consigli utili per evitare di diventare uno spammer:

  • Utilizzare un indirizzo mail autenticato

È sempre consigliabile dotarsi di un dominio di cui si è proprietari, per esempio un dominio tipo www.nomeagenzia.xx, a cui applicare degli standard di autenticazione e sul quale creare delle caselle di posta correlate tipo info@nomeagenzia.xx. Quindi è sempre meglio dotarsi di una mail “istituzionale”, che riporti il nome della vostra agenzia immobiliare, in modo da essere facilmente identificati dal mittente. Di conseguenza, sono fortemente sconsigliate mail generiche che poggiano su server gmail, libero, virgilio e quant’altro.

  • Evitare l’invio massivo

L’invio contemporaneo dello stesso messaggio mail a un elevato numero di destinatari è una pratica molto diffusa, anche tra gli agenti immobiliari, per esempio in occasione delle comunicazioni generiche tipo gli auguri durante le festività. Infatti, il basso costo delle mail, se non addirittura l’invio gratuito, induce sempre a comportarsi secondo la logica del Melius abundare quam deficere, per cui è sempre meglio inviare una mail in più piuttosto che una in meno. In realtà tale pratica si rivela alquanto rischiosa perché ogni mail ignorata comporta una mancata apertura delle mail inviate e la conseguente rimozione dalle vostre banche dati, ai danni della reputazione.

  • Specificare sempre l’Oggetto

Ne avevamo già parlato anche in un articolo precedente. Il campo Oggetto deve essere sempre debitamente compilato con un testo breve, incisivo e fortemente indicativo, in modo che il destinatario abbia già idea di cosa andrà a leggere. Inoltre, è consigliabile che il testo Oggetto non sia fuorviante, cioè non contenga  i riferimenti “Re” (Reply, risposta) o “Fwd” (Forward, inoltro).

  • Diversificare e personalizzare il contenuto

Il nostro consiglio è quello di specificare sempre almeno il nome o il cognome del vostro destinatario, scrivendo Gentile Sig. Mario Rossi, in luogo di Gentile cliente. Le moderne tecnologie e i sistemi di invio mail consentono l’utilizzo di alcune variabili, grazie alle quali poter gestire in modo semplice la personalizzazione del testo, inserendo il nome del destinatario in maniera automatica, senza dover intervenire manualmente sulla composizione del testo per mail.

  • Contenuto informativo

È importante che il contenuto della mail che andate a compilare sia di tipo informativo e, soprattutto, che non abbia un tono enfatico, tipico delle comunicazioni pubblicitarie, per esempio frasi del tipo “Non perdere la nostra incredibile offerta del mese per l’acquisto del tuo prodotto preferito”. Sarebbe meglio mantenere un tono professionale, adatto al settore entro cui ci si muove e specificatamente pensato per le persone che vi leggono, insomma al target cui vi rivolgete.

 

La reputazione online ha la stessa logica e valenza della reputazione del mondo reale: si costruisce con fatica e si distrugge molto velocemente.

Costruire una buona reputazione, come risaputo, richiede tempo, costanza e qualità nel proprio lavoro, ma è altrettanto vero che basta l’invio sbagliato di una mail per mandare in fumo tutto quello che si è costruito così faticosamente.

E i provider di posta e i filtri AntiSpam si comportano come le persone: alcuni dimenticano in fretta, altri sono un po’ più “permalosi” e ricordano gli sgarbi ricevuti per lungo tempo.

Ovviamente questo non vuol dire che non dobbiate più inviare mail! Fate pure campagne di E-Mail Marketing, sfruttate lo strumento a vostra disposizione per il vostro lavoro e la vostra pubblicità, ma sempre con le dovute cautele…

Ricordate: il Web da’, il Web toglie!

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Help Desker, Customer Satisfaction & Training.
Laureata in Lettere Moderne e Calabrese doc, si definisce una divoratrice di libri e una chiacchierona seriale, amante di città d’arte e di viaggi, non senza la sua macchina fotografica. Entra a far parte della famiglia di Gestim solo dai primi mesi del 2017.